【專題探索】結合多方資源 爭取在台舉辦國際會議
黃筱甯 (2012/10/08) 《台經月刊第35卷第10期》
會展產業對城市及國家帶來極大的效益，近年亞洲地區各國相繼投資扶植會展產業，更突顯會展產業是國際競爭力的重要指標，爭取國際會議是一項長期且複雜的準備工作，所有的國際會議爭取基礎都是從經營國際事務開始並逐漸發酵而產生重大影響效果，然台灣在國際間欲爭取舉辦大型會展或國際會議，民間單位首先必須凝聚共識並長期投入耕耘的工作，由於每個非政府組織在專業領域的能力都很強，但並非每個組織都有意願承辦國際會議，內部需要時間凝聚共識，這是舉辦國際會議的先行工作。
凝聚共識 協助非政府組織籌辦國際會議
決定爭取國際會議在台舉辦前，須先評估內部意願並建立共識，經濟部「爭取國際會議在台舉辦計畫」根據過去協助狀況進行分析，民間單位對於爭取與舉辦國際會議最大之擔憂關鍵點來自組織資源或經費有限，不足以承辦國際會議，再者對於爭取舉辦國際會議亦可能發生意見不一的情況，因此先釐清問題的癥結並逐步尋找解決方式，才能夠穩健的面對各種爭取會議程序與步驟並順利執行接續所需進行之爭取工作。
「爭取計畫」藉由本身累積的經驗，往往在初期與民間單位接觸時即逐步了解單位背景，進而協助分析問題屬性並給予適當建議且協助尋找解決方法，在協助的同時亦取民間單位之信任並透過爭取分析促使民間單位更易達成內部共識，使彼此的配合方能產生相得益彰之效果。
具備專業實力 進入國際組織爭取主辦活動
在大多數人的認知中，舉辦國際會議僅為會議舉行期間的工作，其實不然，凝聚共識只是基本條件，還得要民間單位具備專業實力，同時擬定爭取舉辦國際會議的策略，才有可能進到最後表決階段，但即使如此，爭取國際會議動輒也須花上數年時間深耕，才有機會爭取到主辦權。
要主辦國際會議，首要條件為民間單位本身專業程度，必須獲得國際間認可，由於國際會議舉辦的目的是學術交流和論文發表，若欲爭取主辦權國家的專業能力無法被認同，在爭取會議的第一關就會被刷掉，以中華民國醫用超音波學會為例，即以專業實力獲得世界醫用超音波及生物超音波聯盟大會的會議競標資格。然僅經營專業實力只是得到爭取會議門票，仍難確保能夠獲得大會主辦權，此時關鍵則為會員的參與度和對組織的熱心程度，例如：擔任國際組織中重要席位或職務，惟有如此才能更貼近核心並有機會與關鍵決策人物對話，降低因政治等不平等待遇因素發生的機率。
另一案例為美商賀寶芙台灣分公司在2009年主辦的「2009年亞太區高階領袖會議」（賀寶芙大學），此乃台灣利用專業實力爭取舉辦活動的代表作，賀寶芙亞太區高階領袖會議，有將近兩萬名來自亞太地區之賀寶芙高階領袖直銷從業人員，聚集在一起相互觀摩學習直銷產業相關知識，是亞洲極具代表的國際會議 ，亞洲各國為了爭取舉辦會議，無不卯足全力提供資源，爭取最積極的韓國，甚至提出若得到主辦權將贊助全數場地費用的優渥條件。
面對大手筆提供贊助的韓國，台灣則是以專業實力來應對，運用一年的籌備時間，除將台灣賀寶芙的業績維持在亞太區第一名、全球第三名外，在台灣的五年平均成長率更是高達20%，達到此成績後即向總公司提出「既然要觀摩產業相關知識，當然要來業績最好的地區」之想法，果不其然台灣運用專業實力，在亞洲眾多國家中，雀屏中選得到大會主辦權。
國際會議爭取、非政府組織、會展產業政策、專業實力、人脈經營、政府支援、競標簡報、國際組織參與、城市行銷、台灣能見度
分享：
