【專題探索】透析國際會議競標構面與成功契機
林彥行、葉育翰 (2010/02/05) 《台經月刊第33卷第2期》
要談論國際會議競標過程前，必須先就會議及所含括的元素有所認識。從中世紀歐洲國家開始即有會議的存在，然而此類會議大都屬於處理戰爭善後問題之性質，直至19世紀初國際會議風氣開始盛行，舉辦範圍及討論議題也隨之擴展，進而逐漸變成國際生活中的一種正常制度（戴治國，2007）。國際會議演變至今已融入生活當中，每個人每日皆可接收眾多國際會議訊息，為何有如此大規模的會議情形，或許可從會議本身具備的功能及目的一窺究竟，黃振家認為會議與展覽在功能與目的上有所不同，會議多偏向解決問題、協調溝通、教育訓練等功能（黃振家，2007；徐言生，2003）。柯樹人(2007)則認為會議舉辦往往希望能增加各項知名度（如形象、學術、技術、國家方面）、強化與會者交流與相關互動（如個人、組織、國家層面）、知識傳承，Joe Goldblatt則認為「會議本身即代表一種既有的印象或欲傳遞的訊息，如聯合國會議、WTO會議等，故會議亦可視為一種傳播媒體上的運用」（注1）。正因為會議的特性使其步入更成熟的發展環境，且會議運作（舉辦和爭取）也逐漸發展出一套標準化流程，不同性質的國際組織亦擁有獨特的舉辦及競標爭取模式，而相關規定與提案方式則會刊載在各國際組織之章程中（戴治國，2007），會議產業就在此發展脈絡相互影響下，逐漸創造出今日多采多姿的國際會議環境。
要取得會議主辦權必須進行國際競標，而要如何在各個競爭國家中脫穎勝出並獲得決策委員親睞則是爭取決勝中的關鍵，其中爭取單位是整個爭取過程中最重要的角色，因為唯有長期參與國際組織活動並擔任會員方擁有提出爭取意願的權利，若進而能成為該組織重要幹部或影響者，將大幅提高爭取單位知名度與競標成功率，而這些單位通常以非政府組織（Non-Government Organization，簡稱NGO）、大專院校、政府單位等為主。大抵來說，競標國際會議可區分為五個階段項目，分別是瞭解會議背景、評估爭取能力、擬定策略與彙整資源、製作競標文件與爭取遊說工作（附圖），此概念與瑞典斯德哥爾摩旅遊部處長Henrik von Arnold將爭取過程分成六項（分析與研究、資源蒐集與預定、競標、場地勘查、簡報與決策、評估）之觀念類同(Henrik von Arnold，2009)。然而，因為每個組織之競標爭取情形會因其文化不同而有所差異，故本文僅提供一個初步的基本脈絡參考，俾利各爭取單位能從中審視與運用，以下將針對各工作階段進行說明。
瞭解會議背景
瞭解會議背景是爭取過程中最基本也是最重要的工作，如能對整個背景甚至是文化掌握愈周全，則愈能瞭解國際組織在爭取過程中的遊戲規則。此項工作中至少要注意三個層面，分別是(1)瞭解舉辦背景；(2)瞭解決策方式；(3)瞭解舉辦需求。
在進行背景瞭解過程中要盡可能蒐集會議所有背景知識，如會議舉辦頻率、舉辦區域、舉辦日期、舉辦天數、參加人數、國際組織架構等，這些背景資訊在策劃會議時都將是優先被考量的重點。除瞭解會議背景外亦要瞭解會議決策方式，Henrik von Arnold列舉出以下幾個會議決策模式，如藉由高層(The HQ of the Association)、專業會議籌劃公司（Professional Conference Organizer，簡稱PCO）∕協會管理公司（Association Management Company，簡稱AMC）、國際組織理監事會(The Board Members)、會員代表大會(The General Assembly)或所有會員(All attendees) 所決定(Henrik von Arnold，2009)，前述不同的決策方式除對策略擬定有所差異外，也將影響簡報內容及方式的呈現。
國際會議競標、會展產業、資源整合、競標策略、城市行銷、綠色會議、場地規劃、會議企劃、專業簡報、政府協力
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