【產業動態SNG】不對等的付出與收穫——漫談國際會議競標工作
林彥行 (2011/08/05) 《台經月刊第34卷第8期》
近年來台灣會展產業在政府政策支持與推動下，帶動一片欣欣向榮的局面，根據國際會議協會(ICCA)甫出版的2010年統計報告可知台灣舉辦會議場次為138場，全世界排名為第23名、亞洲第四名，與2009年相比增加47場（注1），但光鮮的成績背後，實則為各單位艱辛爭取之成果。由於爭取國際會議舉辦本身具備高度不確定性與複雜度，往往讓人摸不著頭緒，因此，要如何展開競標工作，往往是個痛苦的試煉，但成功的那刻也是最甜美的果實。
對每個國家而言都希望能獲得競標會議的必勝方程式，但這樣的捷徑是不存在的，2011年國際會議籌組人協會(IAPCO)年度訓練會議講師Sarah Storie-Pugh（注2）表示「競標會議(bid for conference)是個千變萬化的過程」，這句話充分傳達競標過程中的不確定性。
大體而言，大部分國際會議係經過一連串的競標過程所決定，有些國際組織強調程序的完整性，欲爭取的國家需遵照階段性流程（如遞交競標計畫書、參加當年度會議並進行簡報、會議決策委員投票）；有些則遵照區域輪流方式舉辦（一年於美洲、一年於亞洲、一年於歐洲），同樣也有倚靠高度人際關係或私下遊說運作成功的競標過程。由此可知，每個國際會議的競標都有其遊戲規則，若爭取單位無法明確掌握其運作方式，將會不得其門而入。
競標國際會議主辦權，首擬規劃藍圖
爭取單位在競標初期最常遇見的問題在於「第一步我應該做什麼？」，在詢問此問題前，必須有個基本觀念的培養：「爭取會議是將未來實際會議舉辦的情況轉化為一個初步的規劃藍圖」。許多爭取單位未能體會此點，進而缺乏各項資源彙整策略，以致於無法順利爭取成功，抑或勉強爭取成功，卻在實際規劃過程處處碰壁，最後向國際組織取消申辦意願，此舉不但破壞國際組織的信賴，也間接影響台灣舉辦國際會議之形象，可謂得不償失；因此，要爭取國際會議必須從主辦單位以及城市的角度發想，構思各項會議、交通、住宿、餐飲以及財務規劃。
對於整體競標過程，瑞典斯德哥爾摩旅遊部處長Henrik von Arnold認為可分六階段：分析研究、資源蒐集、競標遊說、場地勘查、簡報、決策評估(Henrik von Arnold, 2009)；此外，依照本院執行貿易局「爭取國際會議在台舉辦計畫」之推動經驗則可區分為五階段：瞭解會議背景、評估爭取能力、擬定策略與彙整資源、製作競標文件與爭取遊說工作，由此可知，「瞭解與分析」是競標工作中最重要的開始。
有些發展完善的國際組織會有競標需求書（Request for Proposal, RFP，注3），裡頭詳載會議背景、會議舉辦歷史、競標時程、會議需求、住宿與餐飲需求、決策方式等訊息，若無RFP，亦可積極聯繫國際組織以瞭解各項需求。誠如挪威會議局Bente Bratland Holm（注4）所言，會議產業是項高度人際關係維繫之產業，任何熱心、細心與忠誠的態度都有助於整體爭取工作的進行，所以RFP的詳閱將是成功跨出競標國際會議的第一步。
在閱讀RFP時必須掌握幾項關鍵資訊，包括：會議舉辦需求、決策方式與附帶條件。會議舉辦需求包括活動說明、場地檔期與規劃時程、各項時程規劃、論文摘要收集與製作、宣傳計畫、展覽規劃、贊助計畫、社交活動、參訪行程、住宿、交通接駁、註冊規劃、現場管理、人力資源、預算管理等，各項內容皆有其考量之內容（附表）。
國際會議競標、企業社會責任、綠色會議、資源整合、城市行銷、會展產業、競標策略、決策模式、會議規劃、主辦權爭取
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