【專題探索】浮木．黏寶寶．完美印象——「會展辦公室」協助會展活動的案例
葉曉蒨 (2012/10/08) 《台經月刊第35卷第10期》
由於會議及展覽活動為一項整合性之產業活動，會展主辦單位於爭取、推廣及舉辦階段可能會遇到不同狀況之困難產生，為協助推動產業發展，「經濟部推動會議展覽專案辦公室」以一對一專人輔導方式，分別從不同階段給予不同方向的協助事項，(1)爭取階段可提供資源協調（如協調會議場地、住宿、場勘等）與行銷宣傳；(2)推廣階段可提供宣傳立牌之租借、文宣贈品之申請、會展活動訊息刊登、協助申請官方歡迎信函、會展業者商機媒合機制及協助協調相關行政事項等；(3)舉辦階段除了以上協助資源之外，另可提供住宿、會議場地選擇、表演活動建議、外籍人士（含中國人士）彈性入境諮詢、補捐助申請∕核銷諮詢、禮遇通關、機場掛旗等。
一般來說，邁入準備舉辦會議前的階段，需要最多協助者為政府相關支援；可謂「萬事具備，只欠東風」，這個「東風」就是行政協助，礙於政府龐大組織體系，常造成無效率或者主辦單位求助無門，因此會展辦公室便擔負起「我國會展單一窗口」之職責，協助會展業者與相關主管機關溝通協調。
整合會展資源，協助主辦單位
會展辦公室整合公、私部門會展相關資源，並採用專人專案輔導方式，於推廣及舉辦階段提供合適之行政協助，並傳達會展主管機關—經濟部國際貿易局推動會展產業之政策。另一方面，若主辦單位有爭取國際會議之意願與契機，則立即轉介經濟部「爭取國際會議在台舉辦計畫」協助爭取，提供全方位、一站式之服務。
會展辦公室在推廣及舉辦階段提供協助項目有，(1)宣傳資源：為協助主辦單位有效率的籌備充足之文宣、禮贈品等工具，會展辦公室整合中央與地方政府、台北市捷運公司，以及「台灣會展躍升計畫」之文宣贈品，依照贈品發送機制提供主辦單位一次性且完整地索取文宣贈品，此外尚有提供宣傳立牌之租借、會展活動訊息刊登等宣傳資源；(2)補捐助資源：經費一直是會展主辦單位最主要的考量因素之一，因此會展辦公室除辦理國際會展活動之補捐助申請／核銷諮詢外，亦整合並提供其他公部門會展補助之資訊，使主辦單位可更彈性的運用經費；(3)行政資源：會展主辦單位不論是在推廣或舉辦階段，有許多活動需要政府行政協助，例如：場地、飯店、餐飲、旅遊、表演團體資訊推薦或外籍（中國）人士入境問題等。因此會展辦公室提供外籍人士（含中國人士）彈性入境諮詢、禮遇通關、機場掛旗、商機媒合機制、協調相關行政事項、協助申請官方歡迎信函等，另可提供住宿、會議場地選擇、表演活動建議等服務。
整備資源，扭轉形象
會展辦公室以「我國會展單一窗口」之立場，整備政府相關資源，為的就是讓更多國際會展活動順利在台灣舉辦、讓更多國際組織願意來台舉辦會展活動，讓國際組織感受到我國政府對於會展的支持，讓世界可以看見台灣！
國際會議要來台舉辦，首先必須克服國際間對台灣的刻板印象。
這些印象包括：「台海情勢緊繃，可能陷入最極端的戰爭狀態！」世界模擬聯合國會議(World Model United Nations)2010年主辦團隊，台灣大學團隊總召侯宗成指出，「兩岸情勢」是台大在2006年爭取失敗的主因；以及「台灣，太熱又太遠…還有，台灣就是泰國(Thailand)嗎？」中華民國台灣黏多醣症協會理事長蔡瓊瑋，解釋她爭取主辦2012年黏多醣症世界大會碰壁時，為歐美會員提出的疑問。
不過，2012電機電子工程學會感測器研討會(IEEE Sensors 2012)，主辦人之一Judy Scharmann，2011年初從美國來台實地場勘，短短六天就讓她把台灣列為會議主辦的「絕對首選！」她坦言：「我告訴所有同業，辦國際會議一定要來台灣，他們絕對會和我一樣滿意！」
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