【專題探索】會展商機媒合平台創造業者雙贏局面
馮凌慧 (2012/10/08) 《台經月刊第35卷第10期》
「爭取到來台灣開會的主辦權，當下非常興奮，但是另一個問題立刻出現：這會議的所有庶務性工作該由誰來協助？」中山醫學大學語言治療與聽力學系副教授王南梅，回憶起當時遠赴紐西蘭，爭取到第九屆亞太聽語障礙學術會議舉辦權時，心中浮現的第一個想法。
在國內，有不少學校單位與產業公會、協會，為了提升台灣在國際間的專業地位努力爭取國際會議與展覽來台舉辦，在爭取成功的那一刻，除了欣喜之外，跟王副教授一樣，心中同時都會隱隱浮現一股擔憂之情，這是因為雖然在該產業的專業領域胸有成竹，但在舉辦會展的經驗方面卻未必充分，又不知道該往何處尋求專業協助。但另一方面，專門協助主辦單位籌辦國際會議或展覽活動的專業會議籌組公司(Professional Conference Organizer, PCO)、專業展覽籌組公司(Professional Exhibition Organizer, PEO)，以及其他會展相關服務業者，卻有可能未在第一時間掌握服務機會，導致雙方蹉跎了許多籌辦前置作業的寶貴時間。
自從2009年經濟部「台灣會展躍升計畫」執行以來，扮演會展單一服務窗口之「經濟部推動會議展覽專案辦公室」（以下簡稱「會展辦公室」），有感於會展產業市場商機訊息，應以更有效率的交流方式溝通與傳遞，且為了全面帶動台灣會展產業發展，刺激活絡市場商機，資訊流通更是不可或缺的重要關鍵，因此於2010年起，會展辦公室充分發揮會展單一服務窗口之優勢，整合市場上各種會展資訊，建立了一套完整的「商機媒合機制」，透過這套機制將商機訊息周知於台灣會展產業業者，以達到資訊公開及機會均等之旨；更重要的是，幫助會展主辦單位以更有效率、節省人力時間成本的方式，找到專業協助。透過這套機制，讓會展主辦單位與會展服務業者，達到雙贏的終極目標！
商機訊息公開透明 直達四大會展業別
由於PCO、PEO、場地管理者之主要營收業務，皆來自於辦理會展活動；而觀光旅館業者與旅遊服務業者則透過會展活動之舉辦，間接獲取利潤。因此在成立商機媒合機制的初步階段，「會展辦公室」規劃採用2009年執行會展產業調查時，所蒐集之以上四大類會展業者名單，大規模發送調查問卷，從中徵求有意願且有能力發展會展產業之服務業者，作為會展商機發送之對象（附表）。
附表 會展商機訊息發送對象與條件
主動挖掘商機訊息 高效率執行商機交流
於商機媒合機制初步施行階段，仍有不少會展主辦單位不熟悉該項服務資訊，「會展辦公室」透過各項管道主動發掘商機訊息，包含受理申請補（捐）助之案件名單、協助之會展主辦單位名單、經濟部「爭取國際會議在台舉辦計畫」所提供之成功協助爭取案件名單、各計畫至海外收集之買家名單等，均主動聯繫並告知服務內容與優勢。此外，為發揮資訊平台功能，在徵求會展活動主辦單位或買家的同意下，將商機訊息以電子郵件方式，即時同步發送給有意願接收之會展服務業者，並於發送後主動以電話逐一確認名單中之所有業者均收到商機資訊，之後以長期定時追蹤方式，掌握服務業者是否確實與其聯絡並達成雙方媒合之目標。於商機交流過程中，會展辦公室盡責扮演商機傳遞與確認接收之中立角色，以確保資訊平等傳達並進一步提升媒合成功機率（圖1）。
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